Lorsque l’on est artisan, la partie facturation et tout ce qui est relatif à l’administration, peut prendre beaucoup de temps et parfois empiéter sur le temps de travail. C’est pourquoi, afin d’optimiser ce dernier, il est préférable d’utiliser un logiciel dédié à la facturation. Le métier d’artisan regroupe différents secteurs d’activités, et lorsque l’on travaille dans l’un de ces domaines, il est primordial d’avoir un système de facturation qui soit efficace. Cela vous permet de ne pas perdre de temps à créer des devis ou à relancer les clients. Ainsi, grâce à un logiciel de facturation, vous pouvez pleinement vous consacrer à votre activité sans vous soucier de la partie administrative.
Les différents avantages d’un logiciel de facturation
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation, vous allez gagner en temps et en énergie pour ce qui est de la partie administrative. JLogiciels fait partie de ces logiciels spécialisés dans les métiers de l’artisanat, et peut vous aider à gagner en productivité. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce logiciel, veillez à vous renseigner. En effet, il y a de nombreux avantages, pour un artisan, à utiliser un outil de ce genre, et ce, notamment grâce à ses nombreuses fonctionnalités.
Des fonctionnalités qui vont du devis à la facturation
Grâce à une plateforme ou un logiciel de facturation, on gagne du temps, mais ce n’est pas tout. En effet, grâce à la multitude de fonctionnalités incluses dans le logiciel informatique, le suivi des clients est plus fluide. Parmi les services proposés sur un tel logiciel, on retrouve :
- Création du devis
- Signature électronique par mail
- Encaissements
- Remises de chèques
- Export en comptabilité
Il devient donc possible d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancée d’un client, sur la mise en place du devis ou sur la facturation, ce qui permet de centraliser toutes les informations relatives à une même personne. Un des problèmes récurrents que rencontrent les artisans est la commercialisation du service. Pour pallier cette difficulté, et gagner en productivité, il est donc judicieux de privilégier ce type de logiciels.
La signature électronique, un atout majeur
La possibilité de signer des documents par mail, de manière électronique, est un réel avantage pour les artisans qui ont ainsi la possibilité de gagner en efficacité et de simplifier la démarche administrative. La possibilité de transférer tous les documents par mail, grâce à des liens à télécharger, permet de gagner en sécurité dans la transaction et de garantir une transmission efficace et rapide des documents.
Le logiciel assure aussi de hiérarchiser l’ensemble des documents et de les classer dans différentes catégories, comme les factures, les devis, ou encore les commandes en cours. La simplification est de mise, et la praticité d’un logiciel de facturation a un réel intérêt pour des personnes travaillant dans l’artisanat, et qui se doivent d’avoir une organisation optimale.
Créer des factures de situation pour les entreprises du BTP
Les logiciels de facturation ont également l’avantage de pouvoir établir des factures de situation. Cela signifie qu’ils peuvent, à chaque étape et selon l’avancement, créer une facture de situation ou d’avancement qui indique les règles à respecter ainsi que l’avancement du projet. De manière générale, ces factures sont établies pour un projet sur le long terme.
L’intérêt de la mise en place d’une facture de ce type, pour les entreprises du BTP, est de facturer en plusieurs fois les clients.
Cela garantit d’une certaine manière le bon déroulé des travaux, et cela permet également d’avoir une relation de confiance avec les clients qui peuvent suivre le déroulement des travaux.
Des logiciels certifiés par l’État, une norme qui prouve la fiabilité du logiciel
Il faut savoir que, désormais et depuis 2018, les entreprises sont obligées d’utiliser un logiciel de facturation qui répond à certaines normes, et en l’occurrence, à la loi finances de 2016. Cette loi s’applique, en effet, à toutes les entreprises devant une TVA à l’État, pour éviter les fraudes.
Utiliser un logiciel certifié permet d’afficher une certaine transparence avec les clients, et donc de gagner leur confiance. Avant la mise en place de cette loi, les entreprises pouvaient supprimer des factures ou les modifier, ce qui pouvait créer des litiges avec des clients ou donner une mauvaise image à l’entreprise. Aujourd’hui, toutes les données du logiciel sont conservées pour faciliter la transmission à la comptabilité et pour répondre, en cas de besoin, à un contrôle de l’administration fiscale.
Il faut néanmoins être vigilant lors du choix de votre logiciel, et vérifier si ce dernier a été décrété comme conforme et par quel organisme cela a été fait. Cet outil doit être accrédité pour délivrer cette conformité. Vous pouvez également retrouver les certificats en ligne pour vous assurer de l’authenticité de ces derniers. Cela vous évitera les mauvaises surprises.
Les critères à considérer pour choisir votre logiciel
De nombreux logiciels existent, car ils sont nécessaires et très utiles, surtout dans le secteur du BTP et de l’artisanat de manière générale. Cependant, il est préférable de suivre différents conseils pour que celui que vous utiliserez soit le plus adapté à vos besoins. Ainsi, vous gagnerez en efficacité et en temps, ce qui vous permettra d’optimiser votre travail par la suite.
Comme dit précédemment, vous devez prêter une réelle importance à la conformité de votre logiciel, en regardant quelles certifications lui ont été attribuées. De plus, vous pouvez choisir des logiciels qui correspondent à votre secteur d’activité. Par exemple, il en existe certains pour le BTP, d’autres pour l’artisanat, d’autres spécialisés dans la gestion commerciale ainsi que dans d’autres domaines spécifiques. Il est, en effet, plus judicieux de prendre le temps de choisir celui qui vous correspond plutôt que de choisir un trop généraliste qui ne répondra pas forcément à vos besoins.